Liste de contrôle de l'exposant : 30 éléments à vérifier avant un salon

Un bon salon se gagne avant d'y arriver. Voici une liste de contrôle pour ne rien oublier, de la réservation de l'espace au suivi des contacts.

Trois mois avant

• Réservez l'espace et lisez le manuel de l'exposant.
• Définissez votre objectif (contacts, ventes, notoriété) et vos indicateurs.
• Fixez le budget : voir les facteurs qui influencent le prix.
• Choisissez la taille de l'espace : 10 x 10 ou 10 x 20.
• Commandez ou mettez à jour votre équipement : kiosque, bannières, comptoir, nappe.
• Lancez la conception graphique et validez les gabarits.
• Vérifiez les règles de l'organisateur (hauteur, électricité, incendie).

Un mois avant

• Approuvez les épreuves d'impression.
• Planifiez le transport, l'assurance et les heures de montage.
• Commandez l'électricité, l'Internet et le mobilier au besoin.
• Préparez le message principal en trois secondes et l'offre du salon.
• Prévoyez un moyen de capter les coordonnées (formulaire, tablette, carte à scanner).
• Annoncez votre présence : courriel, réseaux sociaux, invitation aux clients.
• Organisez l'horaire et la formation du personnel au kiosque.

La semaine de l'événement

• Montez le kiosque à l'essai (au bureau ou à l'entrepôt) et vérifiez chaque pièce.
• Préparez la trousse d'urgence : ruban adhésif, ciseaux, attaches, rallonges, nettoyant, piles.
• Imprimez la documentation et préparez les cadeaux ou échantillons.
• Chargez la tablette et testez le formulaire.
• Confirmez l'horaire de livraison et d'accès au quai.

Le jour J

• Arrivez tôt pour monter sans stress.
• Gardez l'espace propre et dégagé.
• Soyez debout, souriez, abordez : évitez le téléphone et les bras croisés.
• Posez des questions ouvertes plutôt que de réciter un discours.
• Notez chaque contact avec un détail personnalisé.

Après le salon

• Remerciez les visiteurs dans les 48 heures.
• Relancez les pistes chaudes par appel ou rendez-vous.
• Calculez votre coût par piste et votre rendement.
• Faites le bilan avec l'équipe et notez les améliorations.
• Rangez l'équipement proprement; signalez les pièces à remplacer.

Questions fréquentes

Quand commencer à préparer un salon?

Idéalement trois mois avant, surtout si vous avez besoin de nouveaux visuels imprimés.

Que mettre dans la trousse d'urgence?

Ruban, ciseaux, attaches, rallonges électriques, lingettes, piles, ruban à double face et agrafeuse sont un bon début.